Política de tratamiento de datos personales

En cumplimiento a lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, y demás normas concordantes (Ley 1266 de 2008, Decretos 1727 de 2009 y 2952 de 2010), se establece la presente Política aplicable al programa PoténcIAte para el tratamiento y protección de datos personales.

PoténcIAte es el Programa cuyo objeto es diseñar y ejecutar un portafolio de talleres prácticos orientados al fortalecimiento del perfil laboral, y las competencias socioemocionales, y digitales que mejoren la empleabilidad de los buscadores de empleo de Bogotá y Cundinamarca. Contrato suscrito entre Caja Colombiana de Subsidio Familiar Colsubsidio y BD Guidance S.A.S. BIC (operador encargado de la ejecución del proyecto).

Para efectos legales, los roles en el tratamiento de los datos personales se definen de la siguiente manera:

Responsable del Tratamiento: Caja Colombiana de Subsidio Familiar COLSUBSIDIO, NIT 860.007.336-1, Calle 26 # 25-50, Bogotá D.C. Teléfono +57 601 745 79 00. Es quien toma las decisiones sobre la base de datos y el tratamiento.

Encargado del Tratamiento: BD Guidance S.A.S. BIC, NIT 900.657.897-4, Calle 72A # 6-44, oficina 501, Bogotá D.C. Teléfono 302 235 33 35 / 300 788 2669. Correo: info@bdguidance.com. Es quien opera la plataforma, los talleres y las comunicaciones del programa, realizando el tratamiento por cuenta y bajo las instrucciones de Colsubsidio.

Esta política no aplica a:

1. Bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico.

2. Bases de datos que tienen por finalidad la seguridad y defensa nacional y la prevención y control del lavado de activos y financiamiento del terrorismo.

3. Bases de datos de inteligencia y contrainteligencia.

4. Bases de datos y archivos periodísticos y otros contenidos editoriales.

5. Bases de datos reguladas por la ley 1266 de 2008 (datos financieros – crediticios).

6. Bases de datos del DANE (Ley 79 de 1993).

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, informando sobre las políticas aplicables y las finalidades del tratamiento.

Base de Datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.

Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de esta (heredero).

Dato personal: cualquier información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables.

Dato público: el que no sea semiprivado, privado o sensible (ej. estado civil, profesión).

Datos sensibles: aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial, afiliación política, religión, salud, vida sexual, biometría).

Datos indispensables: datos imprescindibles para llevar a cabo la inscripción, confirmación de talleres, envío de recordatorios, entrega de certificados y productos finales, y soporte.

Datos opcionales: aquellos requeridos para ofrecer servicios adicionales o programas complementarios.

a) Principio de Legalidad: el tratamiento es una actividad reglada sujeta a lo establecido en la ley.

b) Principio de Finalidad: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al titular.

c) Principio de Libertad: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.

d) Principio de Veracidad o Calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

e) Principio de Transparencia: debe garantizarse el derecho del titular a obtener información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

f) Principio de Acceso y Circulación Restringida: el tratamiento se sujeta a los límites derivados de la naturaleza de los datos personales y de la ley.

g) Principio de Seguridad: la información se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida o acceso no autorizado.

h) Principio de Confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación.

El tratamiento de los datos personales indispensables de los usuarios inscritos en PoténcIAte estará enmarcado en el orden legal para las siguientes finalidades:

Inscripción y formación: Recolección de datos de pre-registro (nombre, documento, correo, teléfono y lugar de residencia), datos en plataforma (preferencias, experiencia laboral), para coordinar y registrar inscripciones a los talleres.

Contacto: Confirmación de fechas, horarios, lugares, y envío de recordatorios de participación vía WhatsApp, correo o llamada, así como la resolución de dudas y soporte. Se registra la recepción de correos con el único fin de asegurar la entrega de la información. No se registra la navegación posterior ni enlaces abiertos.

Reporte: Presentación de la participación a Colsubsidio y registro en la plataforma SISE.

Certificación: Elaboración, emisión y entrega de certificados, insignia digital y productos de empleabilidad, por ejemplo: hoja de vida, perfil profesional, preparación para entrevistas, entre otros.

Seguimiento: Acompañamiento posterior al taller con recursos.

Prohibición expresa: No comercializamos los datos del titular, no los compartimos con anunciantes y no los usamos para ofrecer productos ajenos a esta finalidad.

Tratamiento de Datos Sensibles (Opcionales): El programa puede realizar preguntas sobre discapacidad y pertenencia a grupos poblacionales. Responderlas es completamente voluntario y requiere autorización explícita. Se solicitan con el único fin de preparar los apoyos de accesibilidad necesarios antes del taller. Si prefieres no responder, no afectará tu participación.

El tratamiento requiere autorización previa e informada, obtenida por cualquier medio consultable posteriormente, mediante un aviso de privacidad dispuesto en canales físicos y web.

La autorización no será necesaria en:

a) Información requerida por una entidad pública u orden judicial.

b) Datos de naturaleza pública.

c) Casos de urgencia médica o sanitaria.

d) Fines históricos, estadísticos o científicos autorizados por ley.

El titular tiene derecho a:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos frente a Colsubsidio y BD Guidance S.A.S. BIC.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada.

c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos.

d) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley 1581 de 2012.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato (Nota: sin datos de contacto, no podremos notificar sobre los talleres).

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.

El titular puede ejercer estos derechos de forma directa a través de «Mis datos» en la plataforma del programa.

Legitimación para el ejercicio de derechos: Podrán ser ejercidos por el titular, sus causahabientes, su representante/apoderado, o por estipulación a favor de otro.

Derechos de los niños, niñas y adolescentes: Se asegurará el respeto a sus derechos prevalentes, quedando proscrito el tratamiento de sus datos salvo aquellos de naturaleza pública, bajo estricto cumplimiento de su interés superior.

En virtud de esta política, son deberes de las entidades involucradas:

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el ejercicio del hábeas data.

b) Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización.

c) Informar debidamente sobre la finalidad de la recolección y los derechos que asisten.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias.

e) Tramitar consultas y reclamos en los términos de la ley.

f) Hacer uso de los datos personales solo para las finalidades del programa PoténcIAte.

Colsubsidio, como Responsable, aportará a dicho registro administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio las bases de datos sujetas a tratamiento en los términos de ley.

a) Titulares, causahabientes o representantes legales.

b) Entidades públicas o administrativas por funciones legales u orden judicial.

c) Terceros autorizados por el titular o por la ley.

BD Guidance S.A.S. BIC. ha designado a la Gerencia Administrativa y Protección de Datos como área para velar por el cumplimiento de la política en su rol de Encargado.

Canales de atención:

Atención ágil del programa: info@potenciate.co

Notificaciones formales Responsable (Colsubsidio): notificacionesjudiciales@colsubsidio.com

Notificaciones formales al encargado (BD Guidance S.A.S. BIC): info@bdguidance.com

Procedimiento de Ley:

a) Consultas: Se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles.

b) Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimientos): Se atenderán en un término máximo de quince (15) días hábiles presentando identificación, descripción y soportes.

En cumplimiento del programa, se podrá efectuar transferencia y transmisión internacional de datos bajo estrictas medidas de seguridad y observando la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

Los datos se conservarán mientras dure la ejecución del programa y durante el tiempo que la ley o el contrato entre Colsubsidio y BD Guidance S.A.S BIC. lo exijan.